La loi sur la liberté d'information de Virginie (FOIA), situé au § 2.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s’applique.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une meilleure connaissance par toutes les personnes des activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

• Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
• Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
• Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.

Faire une demande d'archives auprès de la Virginia Commission for the Arts

• Vous pouvez demander des dossiers par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents dans le cadre de la FOIA. D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Elle nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu à propos d'une demande verbale. Toutefois, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
• Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une « précision raisonnable ». Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
• Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de la Virginia Commission for the Arts, et elle n'oblige pas la Virginia Commission for the Arts à créer un document qui n'existe pas.
• Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par la Virginia Commission for the Arts dans le cadre de ses activités habituelles. Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents
• Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.

Pour demander des documents à la Virginia Commission for the Arts, vous pouvez adresser votre demande au directeur exécutif, Main Street Centre, 600 East Main Street, Suite 330, Richmond, VA 23219 ou (804) 225-3132 ou (804) 225-4327 (fax) ou colleen.messick@vca.virginia.gov.

En outre, le Conseil consultatif sur la liberté d'information(http://foiacouncil.dls.virginia.gov) est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@leg.state.va.us ou par téléphone aux numéros suivants : (804) 225-3056 ou [numéro gratuit] 1-866-448-4100.

Les responsabilités de la Virginia Commission for the Arts pour répondre à votre demande

• La Virginia Commission for the Arts doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
• La raison de votre demande de documents publics auprès de la Virginia Commission for the Arts n'est pas pertinente, et nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous voulez les documents avant de répondre à votre demande. La FOIA autorise toutefois la Virginia Commission for the Arts à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
• La FOIA exige que la Virginia Commission for the Arts apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
  1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité
  2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés parce qu'ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
• S'il est pratiquement impossible pour la Virginia Commission for the Arts de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
• Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Coûts

• Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez à la Virginia Commission for the Arts. La loi sur la liberté d'information nous autorise à facturer les coûts réels liés à la réponse aux demandes de FOIA. Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
• Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de200 $, nous pouvons vous demander de verser un acompte, ne dépassant pas le montant de l'estimation, avant de donner suite à votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprennent pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous répondez.
• Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
• Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, la Virginia Commission for the Arts peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.

Exemptions couramment utilisées

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. La Virginia Commission for the Arts retient généralement les documents soumis aux exemptions suivantes :

• Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
• Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2))
  ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
• Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
• Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat
  (§ 2.2-3705.1 (12))